Lorsque j'ai commencé à suivre les préférences d'informations des personnes visitant mon site Web d'aide à la rédaction centrale, j'ai été surpris de voir combien de personnes recherchaient des informations sur la façon d'écrire des lettres de remerciement. En fait, les informations de «lettre de remerciement» et les exemples de modèles sont les cinquième destinations les plus ciblées sur ce site Web.
En réalité, les lettres de remerciements sont parmi les lettres les plus importantes que nous écrirons jamais. Qu'elle soit professionnelle ou personnelle, une note de remerciement efficace doit être rédigée avec sincérité, tact et sensibilité.
Voici quelques conseils qui vous aideront à chaque fois que vous rencontrerez des situations papier merci dans votre vie professionnelle ou personnelle.
1. Assurez-vous que c'est pratique
L'un des principaux problèmes concernant les lettres de remerciement est de savoir quand les envoyer. En règle générale, je dirais «mieux vaut être en sécurité que mauvais». Cependant, assurez-vous qu'il y a quelque chose de valable dans la situation. Une lettre de remerciements pour une situation de routine n'a aucun sens et dilue leur sens.
2. Écrivez-le tout de suite
Il est toujours préférable d'envoyer une note de remerciement dès que possible après l'événement pour lequel vous remerciez. Cela vous aidera avec le niveau de sincérité dans votre lettre si l'événement est encore frais dans votre esprit. Dans tous les cas, une lettre de remerciement retardée apparaîtra comme un incontournable pour le destinataire.
3. Souvenez-vous du destinataire
Dans votre phrase d'introduction, expliquez qu'il s'agit bien d'une note de remerciement et qu'il s'agit d'un événement, d'une situation et / ou d'une personne spécifique. Cela éliminera toute confusion de la part du destinataire concernant le but de la lettre.
4. Soyez court et droit
Prenez-le directement au point et ne dépassez jamais une page. Merci que les lettres soient courtes, directes, honnêtes et à jour. Dans les situations commerciales, ils écrivent toujours par écrit, mais des lettres de remerciements personnelles peuvent être manuscrites ou imprimées, selon ce qui est approprié à la situation.
5. Personnalisez-le
Par définition, une note de remerciement est un geste personnel sincère d'un individu à l'autre. Il doit être exprimé comme un sentiment personnel sincère, même lorsqu'il est écrit dans une situation professionnelle. En même temps, essayez d'être équilibré dans votre approche et ne soyez pas trop ennuyeux.
6. Toujours l'écrire à une personne
Écrivez toujours votre note de remerciement à une personne et non à une organisation ou à un groupe. Même s'il s'agit d'une situation où un groupe est impliqué, écrivez votre lettre à la personne âgée du groupe et / ou au porte-parole du groupe. Demandez à cette personne d'aimer votre sincère gratitude envers les autres personnes du groupe et mentionnez-les si possible dans votre lettre. (Contrairement aux conseils donnés par certains soi-disant experts en ligne, d'après mon expérience, la rédaction d'une lettre de groupe n'est jamais appropriée et ne donne que peu ou rien).
7. Vérifiez l'orthographe et la grammaire
Lors de l'écriture de toutes les lettres, assurez-vous de vérifier soigneusement l'orthographe et la grammaire. Cela est encore plus important pour les notes de remerciement, car elles sont presque toujours une sincère déclaration d'appréciation d'une personne à l'autre. Assurez-vous de vérifier l'orthographe de tous les noms utilisés sur le papier. Il n'y a pas de moyen plus rapide de toucher votre crédibilité et votre sincérité que de vous tromper du côté de quelqu'un.
La fin des lettres de remerciement est «rendez-le approprié et sincère», ou il est vraiment inutile d'en envoyer un.
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