Le coin de l'assistant juridique : veuillez respecter notre temps

L’assistant juridique moyen travaille pour deux ou trois avocats. Entre autres choses, notre description de poste comprend la rédaction/l’édition/le formatage/la révision de documents, l’obtention d’enregistrements de diverses sources, la diffusion de la documentation à toutes les parties requises, le dépôt électronique de documents auprès du tribunal, la connaissance des règles de la cour locale/d’État/fédérale, la maintenance/l’organisation du client dossiers, la planification des rendez-vous/audiences/dépositions et l’interface avec les clients. Dans les petites entreprises, il est courant que les assistants juridiques portent des chapeaux supplémentaires tels que réceptionniste, comptable, directeur de bureau, directeur du marketing et bien d’autres. Nos journées sont constamment passées à évaluer où dans notre liste de priorités chaque nouvelle tâche devrait tomber et à accomplir ces tâches en conséquence. Dire que nous sommes très occupés est un énorme euphémisme.

Malgré toutes nos tâches, les clients ont tendance à prendre notre temps pour acquis de diverses manières sans se rendre compte à quel point une telle attitude peut être irrespectueuse. Voici mon top cinq personnel (sans ordre particulier):

Chat inutile

Les clients aiment discuter de questions sans rapport avec leur cas par e-mail, au téléphone et en personne ; cependant, nous ne sommes ni votre ami ni votre conseiller. Bien qu’un certain niveau de conversation soit acceptable, voire nécessaire, pour maintenir une relation de travail amicale, il existe de nombreuses circonstances où cela interfère avec notre performance au travail. Les bavardages inutiles qui durent plus de quelques minutes sont une perte de temps, dont nous n’avons jamais assez. Il est inapproprié de demander nos conseils/opinions sur vos problèmes personnels et/ou de nous utiliser comme caisse de résonance. Gardez tout ça pour votre meilleure amie ou votre thérapeute.

Être insensible

Lorsque nous vous demandons des informations ou des documents supplémentaires, c’est parce que nous en avons besoin pour faire avancer votre dossier. Nous forcer à vous poursuivre à plusieurs reprises pour obtenir des informations ou des documents est frustrant et une perte de temps. Plus vite vous nous fournirez ce dont nous avons besoin, plus vite nous pourrons résoudre votre problème.

Être non préparé et/ou désorganisé

Remplissez tous les formulaires nécessaires avant d’arriver à votre rendez-vous avec nous. Ne nous apportez pas de boîtes de papiers tachés de café et désorganisés. Passez en revue tous les documents que vous venez signer avant votre arrivée afin d’obtenir les révisions apportées ou les réponses aux questions à l’avance. Si un notaire est nécessaire, il aura besoin de votre pièce d’identité – assurez-vous de l’apporter avec vous. Aidez-nous à être plus efficaces – votre porte-monnaie vous remerciera.

Se plaindre et/ou être grossier

Ne nous reprochez pas votre avocat, votre affaire ou votre décision d’audience. Surveillez votre langage et votre ton. Ne nous appelez pas et/ou vos noms d’avocat. NE CRIE PAS. Ai-je besoin d’en dire plus ?

Attentes déraisonnables

Votre cas n’est pas le seul sur lequel nous travaillons. Nous prenons le déjeuner. Nous appeler plusieurs fois par jour pour la même raison ne fera que nous exaspérer. Nous vous rappellerons / vous enverrons un e-mail dès que nous le pourrons. Ne nous appelez pas juste avant la fermeture de notre bureau et attendez-vous à ce que nous laissions tout tomber pour gérer quelque chose pour vous – en particulier si cela signifie que nous devrons renoncer à nos plans personnels et rester tard pour l’accomplir.

Gardez à l’esprit que nous n’aimons pas perdre non plus – nous ferons de notre mieux pour vous. Vous avez fait confiance à notre cabinet d’avocats pour une raison. Laissez-nous et aidez-nous à faire notre travail. Le respect est une rue à double sens et un peu de courtoisie commune va un long chemin. Un peu de gratitude ne ferait pas de mal non plus.

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